O que é Padronização de processos?

Padronização de processos é combinar um jeito só de fazer cada tarefa e deixar isso escrito, pra o resultado sair igual não importa quem faça nem em que dia. É o que faz o negócio funcionar quando você não está olhando.

No seu negócio

Três pessoas mandam orçamento. Uma manda em PDF no mesmo dia, outra manda por áudio no dia seguinte, a terceira esquece de colocar a validade. O cliente recebe três empresas diferentes, dependendo de quem atendeu. E quando ele reclama, você é chamado pra resolver.

Padronizar é sentar com as três, olhar como cada uma faz e combinar um jeito só: modelo, prazo e o que precisa constar. Depois isso vira um POP de uma página, e o orçamento passa a sair igual. Tem um exemplo pronto de POP de orçamento no modelo de POP.

O que padronizar e o que não

Nem tudo precisa de padrão. Padroniza o que, se sair diferente, gera erro, retrabalho ou cliente insatisfeito: prazo, preço, passo a passo, informação obrigatória. Deixa livre o que é jeito pessoal, como a forma de conversar com o cliente. Padrão demais engessa e a equipe para de seguir.

Por que isso vem antes da automação

Não dá pra automatizar uma tarefa que cada um faz de um jeito. A ferramenta vai copiar um dos jeitos, ou nenhum, e a equipe volta a fazer na mão. Por isso o caminho é mapear, padronizar e só depois automatizar. Antes de escolher o padrão definitivo, vale testar por umas semanas, como num MVP. É a ordem que eu sigo na automação de processos.

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